Praca zdalna – obowiązki pracodawcy w 2026 roku

Praca zdalna stała się trwałym elementem polskiego rynku pracy. Dla pracowników oznacza większą elastyczność i możliwość wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy, natomiast dla przedsiębiorców wiąże się z koniecznością odpowiedniego zorganizowania zatrudnienia.

Pracodawca zatrudniający pracowników zdalnie musi pamiętać nie tylko o zapewnieniu odpowiednich narzędzi do pracy. Przepisy regulują również zasady pokrywania kosztów energii i usług telekomunikacyjnych, wypłaty ryczałtu lub ekwiwalentu, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony danych, kontroli pracownika oraz dokumentacji.

Istotne są również skutki podatkowe i składkowe świadczeń wypłacanych w związku z pracą zdalną.

Czym jest praca zdalna?

Zgodnie z Kodeksem pracy praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika. W praktyce najczęściej odbywa się z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Oznacza to, że pracownik nie może samodzielnie zdecydować, że będzie wykonywał pracę z dowolnego miejsca. Konkretne miejsce wykonywania pracy zdalnej powinno zostać zaakceptowane przez pracodawcę.

Praca zdalna może zostać uzgodniona:

• przy zawieraniu umowy o pracę,
• w trakcie zatrudnienia – z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika.

Może mieć charakter całkowicie zdalny albo hybrydowy, gdy pracownik część obowiązków wykonuje poza zakładem pracy, a część w siedzibie pracodawcy.

Z pracy zdalnej mogą korzystać zarówno pracownicy zatrudnieni na pełny etat, jak i osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Czy pracodawca może polecić pracę zdalną?

Jednostronne polecenie wykonywania pracy zdalnej jest możliwe tylko w określonych przez przepisy sytuacjach.

Dotyczy to okresu obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz okresu 3 miesięcy po ich odwołaniu. Pracodawca może również polecić pracę zdalną, jeżeli z powodu działania siły wyższej czasowo nie jest możliwe zapewnienie pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy.

Warunkiem jest złożenie przez pracownika bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne umożliwiające wykonywanie pracy zdalnej.

Pracodawca może cofnąć takie polecenie z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Jak wprowadzić pracę zdalną w firmie?

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest prawidłowe określenie zasad wykonywania pracy zdalnej.

W zależności od sytuacji obowiązującej w zakładzie pracy zasady te mogą zostać określone m.in. w zakładowym układzie zbiorowym pracy lub protokole dodatkowym, w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo w regulaminie pracy zdalnej.

Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w danej firmie.

Praca zdalna jest również dopuszczalna, gdy nie został zawarty odpowiedni układ, porozumienie ani wydany regulamin. W takim przypadku zasady mogą zostać określone w indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem albo – w przypadkach przewidzianych przez przepisy – w poleceniu pracy zdalnej.

Regulacje dotyczące pracy zdalnej powinny określać w szczególności:

• grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną,
• zasady pokrywania kosztów,
• sposób ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu,
• zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem,
• sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy,
• zasady kontroli wykonywania pracy,
• zasady kontroli BHP,
• zasady kontroli bezpieczeństwa i ochrony informacji,
• zasady dotyczące instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisowania powierzonego sprzętu.

Dobrze przygotowane regulacje wewnętrzne są więc podstawowym elementem prawidłowej organizacji pracy zdalnej.

Kiedy pracodawca powinien uwzględnić wniosek o pracę zdalną?

Co do zasady pracodawca nie ma obowiązku uwzględniania każdego wniosku o pracę zdalną. Przepisy przewidują jednak grupy pracowników korzystających ze szczególnych uprawnień.

Pracodawca powinien uwzględnić wniosek o pracę zdalną m.in. pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia oraz pracownika sprawującego opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą z nim we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Szczególne uprawnienia dotyczą także określonych w Kodeksie pracy rodziców dzieci posiadających odpowiednie orzeczenia, zaświadczenia lub opinie związane z niepełnosprawnością, potrzebą kształcenia specjalnego czy wczesnego wspomagania rozwoju.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia takiego wniosku, jeżeli wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

O przyczynie odmowy pracownik powinien zostać poinformowany w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Jakie są podstawowe obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej?

Przeniesienie wykonywania obowiązków poza siedzibę przedsiębiorstwa nie powoduje wyłączenia podstawowych zasad prawa pracy.

Pracodawca nadal jest zobowiązany prawidłowo organizować pracę, terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie, prowadzić dokumentację pracowniczą, przeciwdziałać dyskryminacji oraz przestrzegać zasad dotyczących czasu pracy i odpoczynku.

Powinien również zapewniać pracownikowi informacje potrzebne do wykonywania obowiązków, umożliwiać podnoszenie kwalifikacji zawodowych na zasadach wynikających z przepisów oraz zapewniać pracownikowi zdalnemu możliwość kontaktowania się z innymi zatrudnionymi.

Praca zdalna zmienia przede wszystkim miejsce i sposób organizacji pracy. Nie pozbawia natomiast pracownika podstawowych praw wynikających ze stosunku pracy.

Sprzęt i narzędzia do pracy zdalnej

Co do zasady pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

W praktyce mogą być to np. laptop, monitor, telefon lub inne urządzenia konieczne do wykonywania obowiązków na danym stanowisku.

Pracodawca powinien również zapewnić instalację, serwis i konserwację tych narzędzi albo pokryć niezbędne koszty związane z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją.

Ma również obowiązek zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Czy pracownik może korzystać z prywatnego sprzętu?

Tak. Pracodawca i pracownik mogą uzgodnić korzystanie przez pracownika z jego własnych materiałów i narzędzi, w tym prywatnego komputera.

Sprzęt wykorzystywany do pracy powinien jednak spełniać wymagania dotyczące bezpieczeństwa i ergonomii.

Jeżeli pracownik korzysta z własnych narzędzi na zasadach uzgodnionych z pracodawcą, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obowiązek wypłaty ekwiwalentu może zostać zastąpiony ryczałtem odpowiadającym przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Jakie koszty pracy zdalnej pokrywa pracodawca?

Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Nie oznacza to jednak obowiązku finansowania wszystkich wydatków związanych z mieszkaniem pracownika. Przepisy nie przewidują automatycznego obowiązku zwrotu np. kosztów wody czy kosztu korzystania z powierzchni mieszkalnej.

Zwrot innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej jest wymagany, jeżeli został przewidziany w obowiązujących u pracodawcy regulacjach, porozumieniu z pracownikiem albo poleceniu pracy zdalnej.

W praktyce zamiast każdorazowego obliczania rzeczywistych kosztów pracodawca może zastosować ryczałt.

Jak ustalić ryczałt za pracę zdalną?

Wysokość ryczałtu nie powinna być ustalana dowolnie. Powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika.

Przy jej ustalaniu bierze się pod uwagę w szczególności:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy,
• udokumentowane ceny rynkowe urządzeń,
• ilość materiałów wykorzystywanych na potrzeby pracodawcy,
• normy zużycia energii elektrycznej,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Pracodawca powinien zatem przyjąć racjonalną i możliwą do wykazania metodę obliczania ryczałtu. W praktyce warto sporządzić dokumentację opisującą sposób kalkulacji, np. przyjęte zużycie energii przez sprzęt, liczbę dni pracy zdalnej czy proporcję kosztów dostępu do Internetu wykorzystywanego do celów służbowych.

Takie rozwiązanie ułatwia późniejsze rozliczenia i ogranicza ryzyko zakwestionowania wysokości świadczenia.

Ryczałt i ekwiwalent za pracę zdalną a PIT i ZUS

Z punktu widzenia rozliczeń pracowniczych istotne jest, że zapewnienie materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów pracy zdalnej oraz wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu na zasadach przewidzianych w Kodeksie pracy nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Oznacza to, że od prawidłowo ustalonych świadczeń związanych z pracą zdalną pracodawca nie pobiera zaliczki na PIT.

Ponieważ podstawę wymiaru składek pracownika stanowi co do zasady jego przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, prawidłowo rozliczone świadczenia związane z pracą zdalną nie zwiększają również podstawy wymiaru składek ZUS.

Dla bezpieczeństwa rozliczeń ważne jest jednak, aby ryczałt lub ekwiwalent rzeczywiście odpowiadał kosztom związanym z pracą zdalną i został obliczony według uzasadnionych zasad. Świadczenie nie powinno pełnić funkcji dodatkowego wynagrodzenia ukrytego pod nazwą ryczałtu.

BHP podczas pracy zdalnej

Obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy nie znikają tylko dlatego, że pracownik wykonuje zadania poza siedzibą firmy.

Pracodawca powinien przygotować ocenę ryzyka zawodowego właściwą dla pracy zdalnej. Przy jej sporządzaniu uwzględnia się w szczególności wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne.

Na podstawie oceny ryzyka pracodawca przygotowuje informację dotyczącą m.in.:

• prawidłowej organizacji stanowiska pracy z uwzględnieniem ergonomii,
• zasad bezpiecznego wykonywania pracy,
• czynności wykonywanych po zakończeniu pracy,
• zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych mogących powodować zagrożenie dla życia lub zdrowia.

Dla grup podobnych stanowisk pracy zdalnej może zostać przygotowana uniwersalna ocena ryzyka zawodowego.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza zapoznanie się z oceną ryzyka oraz informacją BHP i zobowiązuje się do przestrzegania określonych w nich zasad.

Pracownik składa ponadto oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej, w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Jak powinno wyglądać ergonomiczne stanowisko pracy zdalnej?

Szczególne znaczenie ma organizacja stanowiska osoby przez wiele godzin pracującej przy komputerze.

Jeżeli laptop lub inne urządzenie przenośne jest przeznaczone do użytkowania na danym stanowisku przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko powinno być wyposażone w:

• stacjonarny monitor ekranowy lub odpowiednią podstawkę pod laptop umożliwiającą ustawienie górnej krawędzi ekranu na wysokości oczu,
• dodatkową klawiaturę,
• dodatkową mysz.

Jeżeli sprzęt służbowy zapewnia pracodawca, to powinien również zadbać o wyposażenie potrzebne do dostosowania go do wymagań ergonomii.

Jeżeli strony uzgodniły korzystanie przez pracownika z prywatnego sprzętu, urządzenia te również powinny spełniać wymagania bezpieczeństwa i ergonomii.

Przepisy nie oznaczają natomiast automatycznie, że każdy pracodawca musi kupić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło. Obowiązek zwrotu takich kosztów może jednak wynikać z obowiązujących w firmie regulacji.

Jakie prace nie mogą być wykonywane zdalnie?

Nie każda praca może zostać powierzona do wykonywania w domu lub innym miejscu wybranym przez pracownika.

Praca zdalna nie może obejmować m.in. prac szczególnie niebezpiecznych, prac powodujących przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych oraz określonych prac związanych z niebezpiecznymi czynnikami chemicznymi lub biologicznymi.

Wyłączone są również m.in. prace związane z substancjami radioaktywnymi, substancjami lub mieszaninami wydzielającymi uciążliwe zapachy oraz prace powodujące intensywne brudzenie.

Przed wprowadzeniem pracy zdalnej pracodawca powinien więc ocenić, czy charakter konkretnego stanowiska pozwala na jej bezpieczne wykonywanie poza zakładem pracy.

Szkolenia BHP pracowników zdalnych

Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązków szkoleniowych w zakresie BHP.

W przypadku pracownika przyjmowanego do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe, gdy praca zdalna została uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę, szkolenie wstępne BHP może zostać przeprowadzone w całości za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pracownik potwierdza ukończenie takiego szkolenia w postaci papierowej lub elektronicznej.

Warto również pamiętać, że w odniesieniu do pracowników wykonujących pracę zdalną nie stosuje się przewidzianego w Kodeksie pracy zwolnienia niektórych pracowników administracyjno-biurowych z okresowych szkoleń BHP. W praktyce oznacza to konieczność uwzględnienia pracowników zdalnych w systemie szkoleń okresowych.

Ochrona danych podczas pracy zdalnej

Praca poza siedzibą przedsiębiorstwa zwiększa znaczenie odpowiedniego zabezpieczenia informacji.

Pracodawca powinien określić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz – jeżeli jest to potrzebne – przeprowadzić odpowiedni instruktaż lub szkolenie.

Pracownik powinien potwierdzić zapoznanie się z tymi procedurami i jest zobowiązany do ich przestrzegania.

Regulacje mogą obejmować m.in.:

• zasady korzystania ze sprzętu służbowego,
• wymagania dotyczące zabezpieczenia komputera i dostępu do systemów,
• zasady przechowywania dokumentów papierowych,
• korzystanie z firmowych sieci VPN,
• zakaz udostępniania sprzętu służbowego osobom trzecim,
• sposób niszczenia lub przekazywania dokumentacji,
• zasady postępowania w przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych.

Zakres zabezpieczeń powinien odpowiadać rodzajowi informacji, do których pracownik ma dostęp.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika zdalnego?

Tak. Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę:

• wykonywania pracy zdalnej,
• przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Kontrola powinna odbywać się na zasadach określonych w obowiązujących regulacjach dotyczących pracy zdalnej.

Przeprowadza się ją w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach pracy pracownika.

Sposób kontroli powinien być dostosowany do miejsca i charakteru wykonywanej pracy. Nie może naruszać prywatności pracownika ani innych osób oraz nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Jeżeli w trakcie kontroli pracodawca stwierdzi określone uchybienia w zakresie BHP lub bezpieczeństwa informacji, może zobowiązać pracownika do ich usunięcia, a w przypadkach przewidzianych przepisami również cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.

Czas pracy pracownika zdalnego

Praca zdalna nie oznacza automatycznie elastycznego czasu pracy.

Pracownika nadal obowiązują przepisy dotyczące czasu pracy, system i rozkład czasu pracy przyjęty przez pracodawcę oraz – jeżeli jest stosowany – ustalony harmonogram.

Pracownik wykonujący obowiązki z domu powinien pozostawać do dyspozycji pracodawcy w czasie, w którym zgodnie z obowiązującymi zasadami powinien świadczyć pracę.

Pracodawca powinien również prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy. Sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy zdalnej powinien być określony w zasadach dotyczących pracy zdalnej.

Należy przy tym odróżnić potwierdzanie obecności pracownika od formalnej ewidencji czasu pracy – są to dwa odrębne obowiązki.

Dokumentacja związana z pracą zdalną

Pracodawca nadal ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej zgodnie z wymaganiami prawa pracy.

Dotyczy to również dokumentów związanych z organizacją pracy zdalnej, w tym odpowiednich wniosków, oświadczeń i informacji przekazywanych pracownikowi.

Przepisy umożliwiają składanie wielu dokumentów dotyczących pracy zdalnej w postaci papierowej lub elektronicznej.

Jeżeli dokumentacja pracownicza jest prowadzona elektronicznie, pracodawca musi zapewnić m.in. jej bezpieczeństwo, integralność, kompletność, poufność i dostępność zgodnie z wymaganiami przewidzianymi dla dokumentacji pracowniczej.

Równe traktowanie pracowników zdalnych

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie niż pracownik wykonujący taką samą lub podobną pracę stacjonarnie, z uwzględnieniem odrębności wynikających z charakteru pracy zdalnej.

Dotyczy to m.in.:

• warunków zatrudnienia,
• nawiązania i rozwiązania stosunku pracy,
• możliwości awansu,
• dostępu do szkoleń i podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Pracownik nie może być dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej ani z powodu odmowy jej wykonywania.

Ma także prawo przebywać na terenie zakładu pracy, kontaktować się z innymi pracownikami oraz korzystać z pomieszczeń, urządzeń i działalności socjalnej pracodawcy na zasadach przyjętych dla ogółu zatrudnionych.

Okazjonalna praca zdalna – limit 24 dni

Kodeks pracy przewiduje także okazjonalną pracę zdalną.

Jest ona wykonywana wyłącznie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej i nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym.

Limit 24 dni jest niezależny od wymiaru etatu. Oznacza to, że taki sam maksymalny limit dotyczy zarówno pracownika pełnoetatowego, jak i osoby zatrudnionej na część etatu.

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną nie jest dla pracodawcy wiążący. Może on odmówić jego uwzględnienia.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej część przepisów obowiązujących przy regularnej pracy zdalnej nie znajduje zastosowania. Dotyczy to w szczególności standardowego obowiązku zapewniania pracownikowi materiałów i narzędzi oraz pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.

Nie oznacza to jednak całkowitego wyłączenia obowiązków pracodawcy. Nadal istotne pozostają m.in. wymagania dotyczące BHP, ochrony danych i bezpiecznego wykonywania obowiązków.

Praca zdalna z zagranicy – na co uważać?

Szczególnej ostrożności wymaga sytuacja, w której pracownik chce wykonywać pracę zdalną z innego państwa.

Sama zgoda pracodawcy na miejsce wykonywania pracy nie rozwiązuje wszystkich problemów prawnych. Dłuższa lub regularna praca z zagranicy może mieć wpływ m.in. na:

• miejsce opodatkowania wynagrodzenia,
• obowiązki płatnika,
• właściwy system ubezpieczeń społecznych,
• konieczność uzyskania dokumentu A1,
• obowiązki wynikające z prawa pracy państwa, w którym praca jest faktycznie wykonywana,
• kwestie legalizacji pobytu i prawa do wykonywania pracy.

Dlatego przed zaakceptowaniem regularnej pracy zdalnej z zagranicy warto każdorazowo przeanalizować sytuację pod kątem podatkowym, ubezpieczeniowym i prawa pracy.

O czym powinien pamiętać pracodawca zatrudniający pracowników zdalnie?

Prawidłowa organizacja pracy zdalnej wymaga znacznie więcej niż przekazania pracownikowi laptopa i umożliwienia logowania się do firmowych systemów.

Pracodawca powinien przede wszystkim zadbać o właściwe uregulowanie zasad pracy zdalnej, określenie sposobu pokrywania kosztów, przygotowanie dokumentacji BHP i procedur ochrony danych oraz prawidłowe rozliczenie świadczeń wypłacanych pracownikom.

Szczególnej uwagi wymagają:

• zasady wprowadzania i wykonywania pracy zdalnej,
• odpowiednia dokumentacja,
• zapewnienie narzędzi pracy,
• ekwiwalent lub ryczałt za korzystanie z prywatnego sprzętu,
• koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych,
• prawidłowa kalkulacja ryczałtu,
• rozliczenie PIT i ZUS,
• ocena ryzyka zawodowego i ergonomia,
• ochrona danych i informacji firmowych,
• zasady kontroli,
• ewidencja czasu pracy,
• równe traktowanie pracowników,
• odrębne zasady okazjonalnej pracy zdalnej.

Dobrze przygotowane zasady pozwalają nie tylko zachować zgodność z przepisami, ale również uporządkować relacje między pracodawcą a pracownikiem i ograniczyć ryzyko sporów dotyczących kosztów, czasu pracy, kontroli czy bezpieczeństwa informacji.

W przypadku pracy zdalnej szczególnie istotne jest, aby przyjęte rozwiązania funkcjonowały nie tylko „na papierze”, lecz były dostosowane do rzeczywistego sposobu wykonywania pracy w przedsiębiorstwie.

Stan prawny: 20 sierpnia 2026 r.